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    工作情况交流:崇左队:加强领导 规范管理 成功创建一级档案室

    国家统计局崇左调查队 2018-12-17 16:29

    崇左调查队围绕创建市直机关一级档案室工作目标,通过强化组织领导、加强业务培训、规范日常管理等措施,稳抓稳打,大力推进档案管理工作,成功创建市直机关一级档案室,助推档案管理工作上新台阶。

    一、强化组织领导,扎实开展创建工作

    以创建一级档案室为目标,强化组织领导,为成功创建一级档案室提供了有力的依据。1122日,崇左调查队档案室顺利通过崇左市档案局组织的专家考评组的现场考评验收,成功创建广西壮族自治区市直机关一级档案室。

    一是档案创建工作实行“一把手”负责制。将创建工作纳入全队重点工作计划,由主要领导负总责,并围绕创建工作坚持做到同规划、同部署、同检查。制定印发了《国家统计局崇左调查队创建一级档案室实施方案》,明确创建工作目标和具体任务。

    二是及时调整档案工作管理领导小组,分管办公室工作的领导具体抓,办公室档案员具体落实,专人负责。同时,并举全队之力做好一级档案室创建工作。各科室派员协助档案管理员收集、整理、移交档案。把工作分解到个人,责任分配到个人,确保各项工作有序推进。

    三是广泛深入发动营造创建氛围。76日,黄庆豪队长主持召开全体干部职工会议,对创建市级文明单位作了全面动员和部署,为争创一级档案室营造良好氛围。

    四是将创建工作列入议事议程。召开常务会议,专题研究创建市直一级档案室创建方案和向社会购买档案服务议题,有效提高一级档案室创建效率。

    二、加强学习,提升档案管理人员专业素养

    崇左调查队始终坚持把全队人员的档案业务知识教育作为长久工作来抓,充分了解掌握档案业务知识,对开展档案工作具有重要意义。一是积极派员参加档案业务培训班。5月份本队档案管理人员参加市档案局举办的崇左市2018年度档案人员业务培训班,系统的学习档案法律法规、安全管理、档案材料收集和归档管理等相关业务知识,参观了崇左市地方税务局特级档案室,并与其档案管理人员进行现场交流,为今后档案工作的开展提供专业知识保障。二是借助年度档案收集整理工作平台。对全队人员进行档案知识讲解培训,各科室在收集本年度科室档案的过程中,遇到的问题及时请教档案管理人员,档案管理人员给予解答,形成“一对一”的讲解模式,使解决问题更有针对性。

    三、规范档案日常工作,推进规范化管理

    一是结合新的档案管理制度要求,修订完善了《档案管理制度》《机关文件材料归档范围》《文书档案保管期限表》等规章制度,对各业务专业的档案收集范围、档案的移交时间等内容做了修改,确保档案工作规范化、细致化。做到凡是按规定应归档的文件材料,包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等,必须做到应归尽归。

    二是收集整理在职在编干部的个人档案,建立一人一档,定期更新,使干部相关档案有备可查。

    三是严格按照档案局制定的规范档案整理流程,规范档案材料的分类、装订、编号、盖章、装盒等工作。同时,规范档案调阅、借阅档案管理工作,做好登记档案调阅、借阅记录。规范档案工作“收、管、存、用”各环节,达到“科学管理、有效利用”之目的,确保档案工作规范化。

    四是规范开展2017年档案资料收集整理工作。按规范化要求对2017年所有档案资料进行收集、分类、归档和录入电脑系统,积极推进档案数字化工作,档案资料现已整理完毕并全部入库,我队档案室共有2017年档案记784件。文书档案共679件,其中:党群工作类3052件;行政管理类永久147件、30220件、10112件;业务工作类永久59件、3027件、1032件;照片档案39张;音像档案7件;实物档案2件;会计档案52件。档案收集齐全完整,管理有序,包括党建、人事、业务、专业等各个方面,反应了本队调查统计工作情况,为全队各项工作的开展提供了有力的依据。2017年档案资料归档已通过市档案局的审核。同时对库存保管的文件、资料进行认真彻底的清理,应该归档的文件、资料一律整理归档经过全面清理归档,使文书档案归档率达100%,其他资料的归档率达到90%以上,齐全了各门类档案的收存,丰富了室藏。

    五是加强对声像及实物材料的分类收集。档案管理人员除了注重收集本队所有工作的文书材料之外,还要注意收集开展工作过程中的录音、录像、相片,奖章、奖杯等实物档案资料,照片档案的收集要选取的照片要有代表性,标注好照片人物、事件等资料信息,录音、录像资料要刻录成光盘,同时标注时间、事件等信息。

    六是利用新升级档案软件系统GD2016电子文件挂接功能,完成档案室内保管期限为30年(含30年)以上的档案数字化工作,实现图像与目录挂接,完成照片、录音、录像档案数字化。

    七是认真组织开展档案编研工作。组织人员编写《大事记》《组织沿革》《重要文件汇编》《重要会议简介》《专题汇编》《基础数据汇编》等。

    八是进行定期档案室检查工作,检测档案室的温度、湿度并坚持做好记录工作,定期打扫卫生,注意档案资料的防蛀、防腐、防火、防潮、防盗、防虫等九防工作;做好档案室除湿机、灭火器、空调、温湿度记录仪、档案消毒柜、专用计算机、监控系统等硬件设施的清洁、维护保养工作日常维护,按时查毒、杀毒,确保档案库房条件适宜档案资料存放,保证档案存放安全。

    四、加大档案经费,保障档案工作开展

    年初预算将创建一级档案室列入综合预算,安排档案改造升级及创建一级档案室工作经费预算10万元。在档案用房方面,按照档案库房及档案设备配备要求,对档案用房进行升级改造,调整了档案用房规模,合计102平方米。其中设置一间24平方米的档案库房,一间24平方米文化陈列室(档案整理室),一间27平方米的阅览室、一间27平方米的档案员办公室。购置了档案柜、空调机、电脑、抽湿机、消毒柜、温湿度计、多功能打印一体机、装订机、二氧化碳灭火器、紫外线灯具、监控摄像头等,进一步完善了档案用房和档案设施配备。

    五、“走出去”和请进来,加强业务沟通交流

    结合档案创建工作,采取“走出去”与“请进来”相结合,确保创建工作出成效。主动“走出去”,到市工商局、市税务局、市国土局等优秀档案室去学习,吸取创建经验。积极“请进来”,邀请市档案局专业人员上门指导创建工作,每月不定时到现场在档案条件保障、业务建设、信息化工作、开发利用方面以及档案室申报环节方面进行全程对接指导,并提出改进意见,为档案创建工作指明了方向。

    六、向社会购买档案服务

    通过聘请社会购买服务,聘请有资质的档案服务公司对从建队以来所有的档案完善归档,利用新升级档案软件系统GD2016电子文件挂接功能,完成档案室内保管期限为30年(含30年)以上的档案数字化工作,实现图像与目录挂接,完成照片、录音、录像档案数字化,系统、规范的将档案一一收集、整理、录入、归档各环节。通过向社会购买档案业务服务,弥补档案管理人员不足和档案设备不足的情况,进一步提高档案管理规范化水平。

    七、完善档案门类,提高档案利用效果

    积极开展档案利用工作,注意档案的利用效果,为各科室提供便捷的档案利用服务。在档案利用工作中,积极推进档案数字化,促进档案信息化建设工作。结合最新版档案录入系统GD2000V5.0版)的电子搜索工具,通过GD2016电子文件挂接功能,完成档案室内保管期限为30年(含30年)以上的档案数字化工作,实现图像与目录挂接,完成照片、录音、录像档案数字化,为档案利用提供更丰富更全面的档案资料,更方便快捷的方式。在借阅档案资料过程中,坚持照章办事,按照借阅制度规定,做好查、借、阅审批、登记手续,保证档案安全有效的利用。从2007年到2017年档案室为各科室撰写材料、编制资料汇编等方面提供54列有效档案提供详实的佐证材料。为档案查阅服务提供高效便利的途径。

    主办单位:国家统计局崇左市调查队 Email:czdcd2008@163.com

    通讯地址:广西壮族自治区崇左市市场监督管理局大楼8楼 联系电话:0771-7968218

    备案号:桂ICP备:13005751号 网站标识码:bm36000072

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    工作动态

    工作情况交流:崇左队:加强领导 规范管理 成功创建一级档案室

    国家统计局崇左调查队 2018-12-17 16:29

    崇左调查队围绕创建市直机关一级档案室工作目标,通过强化组织领导、加强业务培训、规范日常管理等措施,稳抓稳打,大力推进档案管理工作,成功创建市直机关一级档案室,助推档案管理工作上新台阶。

    一、强化组织领导,扎实开展创建工作

    以创建一级档案室为目标,强化组织领导,为成功创建一级档案室提供了有力的依据。1122日,崇左调查队档案室顺利通过崇左市档案局组织的专家考评组的现场考评验收,成功创建广西壮族自治区市直机关一级档案室。

    一是档案创建工作实行“一把手”负责制。将创建工作纳入全队重点工作计划,由主要领导负总责,并围绕创建工作坚持做到同规划、同部署、同检查。制定印发了《国家统计局崇左调查队创建一级档案室实施方案》,明确创建工作目标和具体任务。

    二是及时调整档案工作管理领导小组,分管办公室工作的领导具体抓,办公室档案员具体落实,专人负责。同时,并举全队之力做好一级档案室创建工作。各科室派员协助档案管理员收集、整理、移交档案。把工作分解到个人,责任分配到个人,确保各项工作有序推进。

    三是广泛深入发动营造创建氛围。76日,黄庆豪队长主持召开全体干部职工会议,对创建市级文明单位作了全面动员和部署,为争创一级档案室营造良好氛围。

    四是将创建工作列入议事议程。召开常务会议,专题研究创建市直一级档案室创建方案和向社会购买档案服务议题,有效提高一级档案室创建效率。

    二、加强学习,提升档案管理人员专业素养

    崇左调查队始终坚持把全队人员的档案业务知识教育作为长久工作来抓,充分了解掌握档案业务知识,对开展档案工作具有重要意义。一是积极派员参加档案业务培训班。5月份本队档案管理人员参加市档案局举办的崇左市2018年度档案人员业务培训班,系统的学习档案法律法规、安全管理、档案材料收集和归档管理等相关业务知识,参观了崇左市地方税务局特级档案室,并与其档案管理人员进行现场交流,为今后档案工作的开展提供专业知识保障。二是借助年度档案收集整理工作平台。对全队人员进行档案知识讲解培训,各科室在收集本年度科室档案的过程中,遇到的问题及时请教档案管理人员,档案管理人员给予解答,形成“一对一”的讲解模式,使解决问题更有针对性。

    三、规范档案日常工作,推进规范化管理

    一是结合新的档案管理制度要求,修订完善了《档案管理制度》《机关文件材料归档范围》《文书档案保管期限表》等规章制度,对各业务专业的档案收集范围、档案的移交时间等内容做了修改,确保档案工作规范化、细致化。做到凡是按规定应归档的文件材料,包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等,必须做到应归尽归。

    二是收集整理在职在编干部的个人档案,建立一人一档,定期更新,使干部相关档案有备可查。

    三是严格按照档案局制定的规范档案整理流程,规范档案材料的分类、装订、编号、盖章、装盒等工作。同时,规范档案调阅、借阅档案管理工作,做好登记档案调阅、借阅记录。规范档案工作“收、管、存、用”各环节,达到“科学管理、有效利用”之目的,确保档案工作规范化。

    四是规范开展2017年档案资料收集整理工作。按规范化要求对2017年所有档案资料进行收集、分类、归档和录入电脑系统,积极推进档案数字化工作,档案资料现已整理完毕并全部入库,我队档案室共有2017年档案记784件。文书档案共679件,其中:党群工作类3052件;行政管理类永久147件、30220件、10112件;业务工作类永久59件、3027件、1032件;照片档案39张;音像档案7件;实物档案2件;会计档案52件。档案收集齐全完整,管理有序,包括党建、人事、业务、专业等各个方面,反应了本队调查统计工作情况,为全队各项工作的开展提供了有力的依据。2017年档案资料归档已通过市档案局的审核。同时对库存保管的文件、资料进行认真彻底的清理,应该归档的文件、资料一律整理归档经过全面清理归档,使文书档案归档率达100%,其他资料的归档率达到90%以上,齐全了各门类档案的收存,丰富了室藏。

    五是加强对声像及实物材料的分类收集。档案管理人员除了注重收集本队所有工作的文书材料之外,还要注意收集开展工作过程中的录音、录像、相片,奖章、奖杯等实物档案资料,照片档案的收集要选取的照片要有代表性,标注好照片人物、事件等资料信息,录音、录像资料要刻录成光盘,同时标注时间、事件等信息。

    六是利用新升级档案软件系统GD2016电子文件挂接功能,完成档案室内保管期限为30年(含30年)以上的档案数字化工作,实现图像与目录挂接,完成照片、录音、录像档案数字化。

    七是认真组织开展档案编研工作。组织人员编写《大事记》《组织沿革》《重要文件汇编》《重要会议简介》《专题汇编》《基础数据汇编》等。

    八是进行定期档案室检查工作,检测档案室的温度、湿度并坚持做好记录工作,定期打扫卫生,注意档案资料的防蛀、防腐、防火、防潮、防盗、防虫等九防工作;做好档案室除湿机、灭火器、空调、温湿度记录仪、档案消毒柜、专用计算机、监控系统等硬件设施的清洁、维护保养工作日常维护,按时查毒、杀毒,确保档案库房条件适宜档案资料存放,保证档案存放安全。

    四、加大档案经费,保障档案工作开展

    年初预算将创建一级档案室列入综合预算,安排档案改造升级及创建一级档案室工作经费预算10万元。在档案用房方面,按照档案库房及档案设备配备要求,对档案用房进行升级改造,调整了档案用房规模,合计102平方米。其中设置一间24平方米的档案库房,一间24平方米文化陈列室(档案整理室),一间27平方米的阅览室、一间27平方米的档案员办公室。购置了档案柜、空调机、电脑、抽湿机、消毒柜、温湿度计、多功能打印一体机、装订机、二氧化碳灭火器、紫外线灯具、监控摄像头等,进一步完善了档案用房和档案设施配备。

    五、“走出去”和请进来,加强业务沟通交流

    结合档案创建工作,采取“走出去”与“请进来”相结合,确保创建工作出成效。主动“走出去”,到市工商局、市税务局、市国土局等优秀档案室去学习,吸取创建经验。积极“请进来”,邀请市档案局专业人员上门指导创建工作,每月不定时到现场在档案条件保障、业务建设、信息化工作、开发利用方面以及档案室申报环节方面进行全程对接指导,并提出改进意见,为档案创建工作指明了方向。

    六、向社会购买档案服务

    通过聘请社会购买服务,聘请有资质的档案服务公司对从建队以来所有的档案完善归档,利用新升级档案软件系统GD2016电子文件挂接功能,完成档案室内保管期限为30年(含30年)以上的档案数字化工作,实现图像与目录挂接,完成照片、录音、录像档案数字化,系统、规范的将档案一一收集、整理、录入、归档各环节。通过向社会购买档案业务服务,弥补档案管理人员不足和档案设备不足的情况,进一步提高档案管理规范化水平。

    七、完善档案门类,提高档案利用效果

    积极开展档案利用工作,注意档案的利用效果,为各科室提供便捷的档案利用服务。在档案利用工作中,积极推进档案数字化,促进档案信息化建设工作。结合最新版档案录入系统GD2000V5.0版)的电子搜索工具,通过GD2016电子文件挂接功能,完成档案室内保管期限为30年(含30年)以上的档案数字化工作,实现图像与目录挂接,完成照片、录音、录像档案数字化,为档案利用提供更丰富更全面的档案资料,更方便快捷的方式。在借阅档案资料过程中,坚持照章办事,按照借阅制度规定,做好查、借、阅审批、登记手续,保证档案安全有效的利用。从2007年到2017年档案室为各科室撰写材料、编制资料汇编等方面提供54列有效档案提供详实的佐证材料。为档案查阅服务提供高效便利的途径。

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